退職者メンバーアカウントをしばらく取っておく場合
具体的な状況
引継ぎや、記録のエクスポート後に削除する等で、退職者アカウントを取っておく必要がある。
必要な操作
管理サイトから退職者アカウントのパスワードを変更してください。
この操作を行う理由
退職メンバーアカウントを何等かの理由で取っておく場合、そのアカウントをログインしているすべての端末から強制ログアウトさせることができ、退職者からの情報漏洩を未然に防げる為。
退職者と同じメンバーIDを使って、真っ新なアカウントを作りたい場合
具体的な状況
メンバーIDを番号等で管理している場合、欠番になったメンバーIDをそのまま使うなどの運用をされている等。
必要な操作
一度、当該メンバーのアカウントを「会社から削除」してください。
その後、同じメンバーIDでアカウントを作成すると、過去のやり取りやデータを一切引き継がない真っ新なアカウントが作成されます。
この操作を行う理由
「会社から削除」をしなかった場合、退職者のこれまでのやり取りを引き継いだ状態で使うことになるため、プライバシーやセキュリティの観点からご留意する必要があるため。