パーティション機能とは?
パーティション機能は、メンバー同士でコミュニケーションを図る上で、その範囲を管理者側から制限するWowTalk独自の機能です。
役職や店舗、その他セキュリティ上の都合で「(トーク可能な範囲を)分ける」必要がでてくる場合も考えられます。このような場合、パーティション機能を用いることでコミュニケーション範囲を調整することが可能となります。
①パーティションのルール
1. 同じ階層(兄弟関係)の部門が見られなくなる
2. 直属は見られる(優先)
3. 自分から見て上位下位部門は見れる
※1~3のルールの中で最も重要なのが、「1. 同じ階層(兄弟関係)の部門が見れなくなる」です。しっかり分けられていない状態だとパーテーションが機能しません。
②パーティション機能が「有効」の状態でのユーザー側の挙動
「■所属していない部門のメンバーとの連絡を禁止」が「有効」の状態
1, 「直属する部門」及び「自分から見て上位下位の部門に所属するユーザー」以外はお互いに連絡がとれなくなり、連絡先にも表示されなくなります。
※既に個別にやり取りが発生していた場合は、そのトークの入力欄が無くなりトーク発信ができなくなります。
2.「全メンバー」(会社名のグループ)が利用できなくなります
スマホアプリ:グループの一覧から「全メンバー」(会社名のグループ)が表示されなくなります。
PC版(Web、ダウンロード版):「会社名のグループ」が表示されているが、入力欄が表示されなくなりトークの発信ができなくなります。
3, 「部門グループ」と「任意グループ」について
部門グループ:自分から見て直属していない上位の部門グループ内トークの閲覧は可能だが、入力欄が表示されなくなりトークの発信ができなくなります。
任意グループ:そのグループ内でのみ所属していない部門のメンバーとトークが可能。(所属していないユーザー同士を認識できるユーザーがそれぞれのユーザーを招待する必要があります。)
「■グループ内であっても所属する部署の異なるメンバーの情報は表示しない。」が「有効」の状態
1.トーク
任意グループ内に「直属する部門」及び「自分から見て上位下位の部門に所属するユーザー」以外のユーザーがいた場合、該当するユーザーは「閲覧範囲外のユーザー」と表示され、プロフィール画像も表示されなくなる。
(そのユーザーをクリックやタップができない為、個別のトークに移ることもできません。)
2.共有
「所属していないユーザー同士を認識できるユーザー」が投稿した記事の公開範囲にいる記事への「いいね」や「コメント」も該当のユーザーは「閲覧範囲外のユーザー」と表示され、プロフィール画像も表示されなくなる。
(そのユーザーをクリックやタップができない為、個別のトークに移ることもできません。)
3,タスク
「所属していないユーザー同士を認識できるユーザー」が投稿したタスクへの「コメント」や、「担当者」「関係者」も、該当のユーザーは「閲覧範囲外のユーザー」と表示され、プロフィール画像も表示されなくなる。
(そのユーザーをクリックやタップができない為、個別のトークに移ることもできません。)
部門の組み方の事例
パーティションを前提とした部門の組み方についての「よくあるお問い合わせ」を元に事例を数例ご紹介致します。
※今後も追加予定でございます。
①役員と社員を明確にわけて、特定の社員のみが役員と連絡を取れるようにしたい。
≪組み方≫
・役員のみの部門と、社員のみの部門を用意します。
・役員のみの部門に社員Aのみを入れる。(社員Aは社員の箱にも同時所属)
※特定の社員=社員Aとします。
一括インポートの場合は、Excelの「部門」欄(J列)に以下のように記載
役員A ⇒ 部門A
役員B ⇒ 部門A
役員C ⇒ 部門A
社員A ⇒ 部門A,部門B
社員B ⇒ 部門B
社員C ⇒ 部門B
≪挙動≫
・社員Aは誰とでもやり取りができます。
・役員A、B、Cは役員同士と社員Aとしかやり取りができません。
・社員B、Cは社員Aを含む社員同士とやり取りはできますが、役員とはやり取りできません。
≪Q&A≫
Q、役員Aと社員Bがどうしてもやり取りをしなくてはならない場合はどうすればいいか?
A、社員Aが役員Aと社員Bを招待しグループを作成すると、そのグループでのみやり取りが可能となります。
※そのグループから個別にグループを発生させることはできませんので、ご安心ください。
※もしお互いに誰かを認識できないようにされたい場合は、管理サイトの「■グループ内であっても所属する部署の異なるメンバーの情報は表示しない。」も「有効」にしてください。
②アルバイト同士にトークをさせたくないが、社員とアルバイトは連絡を取れるようにしたい。
≪組み方≫
・社員を一番上の部門にのみ所属させます。
・上記の社員が所属しているにグループの下に、アルバイトの名前ごとに部門作成し、それぞれ自分の名前の部門にアルバイトを所属させます。
一括インポートの場合は、Excelの「部門」欄(J列)に以下のように記載
社員A ⇒ 部門A
社員B ⇒ 部門A
アルバイトA ⇒ 部門A/アルバイトA
アルバイトB ⇒ 部門A/アルバイトB
アルバイトC ⇒ 部門A/アルバイトC
アルバイトD ⇒ 部門A/アルバイトD
アルバイトE ⇒ 部門A/アルバイトE
アルバイトF ⇒ 部門A/アルバイトF
≪挙動≫
・社員A、Bはすべてのメンバーとやり取りができます。
・アルバイトA~Fはお互いにやり取りできません。
・アルバイトA~Fは社員A、Bとしかやり取りができません。
≪Q&A≫
Q、アルバイトリーダーは他のアルバイトとやり取りを可能にさせたい。
A、アルバイトリーダーを部門Aに所属させてください。
Q、部門Aに所属させるとアルバイトリーダーが他の店舗のアルバイトとやり取りできてしまう。
他店のアルバイトとのやり取りができないようにしつつ、時点のアルバイトとやり取りさせたい。
A、2つ方法があります。
1つ目⇒アルバイトリーダーをアルバイトA~Fの部門にそれぞれ所属させてください。。
2つ目⇒部門AとアルバイトA~Fの間に「部門A'」を新たに作成し、そこにアルバイトリーダーを所属させてください。